El procesamiento archivístico es el conjunto de acciones de prospección, organización, descripción y preservación básica que se aplican a los materiales registrados de un individuo, familia u organización una vez que han sido transferidos permanentemente a un archivo. Este proceso es llevado a cabo por profesionales como el procesador archivístico, el técnico archivístico o el archivero.
Fases del Procesamiento Archivístico
Idealmente, los archivos reciben colecciones de documentos que ya han sido organizados por el creador original. Sin embargo, es común que los grupos de registros carezcan de una organización discernible. En estos casos, el archivero debe imponer una organización lógica y describir el material, tareas englobadas en términos como arrangement and description (organización y descripción) o catalogación.
1. Prospección de la Colección (Surveying)
El primer paso es la prospección o estudio preliminar. El objetivo es comprender al creador, determinar el contexto de creación, observar el tamaño y alcance general, identificar limitaciones de acceso y localizar cualquier ayuda de búsqueda existente.
Este proceso se rige por el principio de respect des fonds (respeto a los fondos), que implica considerar la totalidad de la colección. La prospección es una tarea estrictamente observacional; no se realizan cambios ni reorganizaciones. El resultado típico es una hoja de trabajo de prospección y un plan de procesamiento.
2. Organización (Arrangement)
La organización de los materiales se basa en dos principios fundamentales derivados del respeto a los fondos:
- Proveniencia: Los materiales de un creador deben mantenerse juntos y separados de los de otros creadores. Esto incluye tanto la organización intelectual (hacerlos recuperables) como la organización física.
- Orden Original: El concepto de que la disposición original de los documentos refleja cómo fueron utilizados y accedidos, proporcionando pistas contextuales sobre el propósito de los registros.
Si la reorganización es necesaria, el archivero puede actuar a diferentes niveles: nivel de colección, serie, subserie, caja, carpeta o ítem. El nivel de detalle depende del valor de investigación, los recursos del repositorio y la política institucional.
3. Descripción
La descripción busca proporcionar un detalle mayor que el obtenido en la prospección. Dependiendo de la necesidad, se pueden crear listas de series, descripciones a nivel de caja o de carpeta, o inventarios completos que incluyan historias administrativas, notas biográficas y notas de alcance.
Ayudas de Búsqueda (Finding Aids)
La descripción escrita de una colección se denomina genéricamente ayuda de búsqueda. Su propósito principal es facilitar el acceso de los usuarios a los materiales y servir de guía para otros archiveros que brinden servicios de referencia en el futuro.
